هناك تعريف مقدم من المؤسسة الدولية لإدارة المرافق (IFMA) هو:
“المهنة التي تضم تخصصات متعددة، لضمان الأداء الوظيفي للبيئة المبنية من خلال تكامل الناس، المكان، العمليات، والتكنولوجيا.”
تعريف آخر أشمل مُقدم أيضا من IFMA هو: “ممارسة أو تنسيق العمل الفعلي مع أشخاص وعمل المنظمة؛ والتي تدمج مبادئ إدارة الأعمال، الهندسة المعمارية، والعلوم الهندسية والسلوكية”.
أما في المملكة المتحدة وغيرها من البلدان الأوروبية، فهناك تعريف أشمل لإدارة المرافق من مجرد إدارة المباني والخدمات. والتعريف المقدم من اللجنة الأوروبية للتقييس والذي صادق عليه مكتب المعايير البريطانية هو:
“إدارة المرافق هي تحقيق التكامل بين العمليات الجارية داخل منظمة لصيانة وتطوير الخدمات المتفق عليها والتي تدعم وتحسن فعالية أنشطتها الأساسية”.
وقد اعتمد المعهد البريطاني لإدارة المرافق رسميا تعريف لجنة التقييس ولكنه يقدم أيضا وصفا أبسط قليلا:
“إدارة المرافق هي تحقيق التكامل بين الأنشطة متعددة التخصصات بداخل البيئة المبنية، وإدارة تأثيرها على الأشخاص وأماكن العمل”.
وفي أستراليا، قد حل مصطلح الخدمات التجارية محل إدارة المرافق في بعض المنظمات. حيث يمكن أن تطلق الخدمات التجارية على خدمات أخرى عدا العناية بالمرافق، مثل الأمن ووقوف السيارات، التخلص من النفايات، خدمات المرافق والتخطيط الاستراتيجي.
يطلق على المبنى أو عدة مباني التي تقع على قطعة واحدة من الأرض وصف “الموقع”. ويطلق على المواقع المتعددة التي تقع في منطقة حاضرية واحدة، ولكنها تستخدم من قبل الكيان القانوني نفسه، اسم “الحرم الجامعي.” وقد يكون قسم إدارة المرافق مسؤولا عن موقع أو حرم أو منطقة إقليمية تحتوي على مواقع أو مجمعات متعددة والتي قد تكون مزيجا من المرافق المملوكة والمستأجرة. وسيتواجد قسم إدارة المرافق عادة، لإدارة الأصول المادية لشركة، المشغولة من قبل المالك، في حين أن تواجد قسم إدارة الممتلكات عادة ما يمثل فقط المساحات المستأجرة. ويركز قسم إدارة المرافق على الفعالية من حيث التكلفة، الانتفاع طويل الأجل، والحفاظ على قيمة الأصول التي تملكها في حين يركز قسم إدارة الممتلكات عادة على عوائد الاستئجار قصير الأجل.